OFFRE D’EMPLOI : Adjointe administrative

OFFRE EMPLOI Aro voyages groupes scolaires voyages humanitaires coopératifs, aventures et coopératifs
Offre d’emploi: Coordonnateur de programme
26 mai 2019
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OFFRE D’EMPLOI : Adjointe administrative

OFFRE EMPLOI Aro voyages groupes scolaires voyages humanitaires coopératifs, aventures et coopératifs

Statut : Permanent

Lieu de travail : Repentigny

Date de début : Aussitôt que possible

Date de fin : Statut emploi permanent

Horaire de travail : Du lundi au vendredi (35hrs par semaine)

 * Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront convoquées pour une entrevue. *

 L’entreprise :  

ARO Voyages est une agence de voyages qui, en partenariat exclusif avec ARO CooperAction InterNational, offre depuis 1994, des voyages de coopération et de solidarité internationale. Notre organisation permet annuellement à plus de 1500 personnes de voyager hors des sentiers touristiques et de vraiment VIVRE le pays visité. ARO Voyages propose une expérience humaine enrichissante basée sur des programmes faits sur mesure pour des jeunes de 12-17 ans, de jeunes adultes de 18-35 ans, des familles et des personnes retraitées.

Notre mission : Bâtir Ensemble un monde meilleur

Les responsabilités :

Sous la responsabilité de la direction, l’adjointe administrative est responsable du suivi administratif de tous les dossiers clients.  

Principales tâches de travail:

Adjointe administrative

  • Assurer le suivi administratif avec les clients, par téléphone et courriel;
  • Communiquer avec les clients pour les effets manquants et les suivis;
  • Tenir à jour la base de participants (entrée des données);
  • Comptabilité : facturation, Simple Comptable, PC Voyages;
  • Préparer et envoyer des factures;
  • Encaisser les paiements (chèques, virement bancaire, carte de crédit, etc.);
  • Gestion du courrier;
  • Faire le suivi avec les clients pour les soldes des programmes;
  • Faire un suivi avec l’agent de voyage pour les polices d’assurance voyages
  • Enregistrer les clients sur le site de l’Ambassade canadienne pour les vols étrangers;
  • Créer des procédures pour faciliter la gestion des groupes;
  • Établir et maintenir un système de classement efficace;
  • Tâches administratives en soutien aux autres membres de l’équipe;
  • Préparer les cartables et le matériel nécessaire pour les départs des groupes;
  • Gestion de l’inventaire du matériel pour les groupes (t-shirts, casquettes, etc.);
  • Être proactive dans le bon fonctionnement du bureau.

Les exigences :

  • Domaine d’études pertinent
  • Trois ans d’expérience pertinente
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office XP (Outlook, Word, Excel, Power Point, Access)
  • Aptitudes pour le service à la clientèle
  • Sens accru de l’organisation, de la gestion des priorités et du stress
  • Excellent jugement, autonomie
  • Capacité à respecter des échéanciers
  • Bonne capacité d’adaptation
  • Capacité de travailler en équipe

 Atouts

  • Permis de conduire
  • Connaissance des programmes ARO
  • Maîtrise du logiciel Simple Comptable
  • Maîtrise du logiciel PC voyages

Les conditions de travail :

  • Salaire à discuter selon expérience
  • 6 journées de maladie payées annuellement
  • Assurances collectives
  • Régime collectif d’épargne retraite
  • Travailler avec une équipe dynamique qui est passionnée et qui a la conviction qu’un monde meilleur est possible.

Date limite : avant le 25 juin 2019

Prenez note que les candidatures doivent être reçues par courriel à info@arovoyages.com

* Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront convoquées pour une entrevue individuelle.